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Wie ist die ICMR-Lösung aufgebaut?

19.03.2024 | Allgemein, ICMR

ICMR- Aufbau

Die ICMR- Lösung besteht aus drei Komponenten, Matching, Abstimmung und automatische Buchungen. Nach der Abstimmung der innerkonzernlichen Transaktionen erfolgt im Konzernberichtswesen die Eliminierung dieser.

Das Matching erfolgt auf Einzelpostenebene, durch die Verwendung von einem Abstimmfall kann eine aggregierte Sicht aufgebaut werden.

Als Datenquelle für das Matching können die Datenbanktabelle für die Buchhaltung ACDOCA, die BSEG Tabelle (Buchhaltungseinzelposten) und die Datenbanktabelle der Konsolidierung ACDOCU verwendet werden. Die Datenquelle basiert auf einer CDS-View. Die zu lesenden Datensätze aus der Datenquelle können darüber hinaus über Filter eingeschränkt werden. Ein großer Vorteil des ICMR´s ist, dass auf die Datenquellen in Echtzeit zugegriffen werden kann.

In der Matching-Methode wird die Datenquelle hinterlegt, auf die die Matching Engine zurückgreift. In der Methode werden individuelle Matching Regeln hinterlegt, welche die Datensätze abgleicht. Die Abstimmung erfolgt auf Transaktionswährungsebene mit verschiedenen Abgleichsarten. Den Matching-Regeln sind verschiedene Differenzengründe hinterlegt. Diese geben Auskunft, warum bestimmte Positionen abgeglichen wurden oder welche Nachbearbeitungsaktivitäten erforderlich sind, und er kann Genehmigungsworkflows und automatische Anpassungsbuchungen auslösen.

Die Matching Engine kann beispielsweise folgende typischen Abstimmungszenarien abgleichen:

Ein exaktes Match liegt vor, wenn die Transaktionswährungsschlüssel und die Beträge der IC-Belege übereinstimmen. Dazu kann auch die Zuordnungsreferenznummer abgeglichen werden.

Bei einem exakten Match stimmen die Belege überein und es sind keine Folgeaktivitäten notwendig.

Die Datensätze können mit Toleranzgrenzen abgeglichen werden, wodurch Abweichungen automatisch aufgezeigt werden. Der manuelle Aufwand zum Abgleich jedes einzelnen Kontos entfällt für die Buchhaltung. Das ICMR bietet die Möglichkeit, sich die Differenzen detailliert pro innerkonzernlichem Geschäftsvorfall oder gebündelt zwischen den Gesellschaften anzeigen zu lassen.

Technisch erfolgt eine automatische Zuordnung der Belege, dessen Beträge sich innerhalb der definierten Toleranz befinden. Auf Basis dieses Abgleichs ergeben sich Folgeaktivitäten wie die Notwendigkeit eines Kommentars oder Genehmigungsworkflows. Der Grund für solch eine Differenz kann eine fehlerhafte manuelle Buchung, Steuerdifferenzen oder eine Änderung des Wechselkurses in der Zeit zwischen Buchung und Abgleichlauf sein.

Der Transaktionswährungsschlüssel ist unterschiedlich, allerdings stimmt die Höhe der Beträge überein. Hier erfolgt eine automatische Zuordnung als Ausnahme mit Folgeaktivitäten.

Cash in Transit, dieses Szenario kann zum Beispiel auf Basis unterschiedlicher Abschlusszeiträume (verschobenes Geschäftsjahr) basieren. Bei diesem Fall wird eine endgültige Klärung erst in der nächsten oder einer späteren Periode erwartet.  Solange bucht das Unternehmen, welches bereits eine IC-Transaktion gelieferte hat, einen temporären Ausgleich unter Verwendung eines Übergangskontos. Der Sachverhalt wird einem Differenzengrund mit Temporäre Klärung zugeordnet. Wenn der Abgleich dann in der nächsten Periode ausgeführt wird, wird die Zuordnung automatisch aufgehoben. Ist die offene IC-Transaktion der Partnergesellschaft eingegangen, wird der temporäre Ausgleich storniert und der wirkliche Beleg gebucht.

Offene und nicht ausgeglichene Posten über einen definierten Zeitraum werden unter einer Zuordnungsnummer gruppiert und müssen entweder manuell bearbeitet oder für den nächsten Abgleichslauf zurückgestellt werden.

Beim Vorkommen von doppelten Buchungen werden diese Belege als Ausnahme zugeordnet und es werden Folgeaktivitäten wie die Stornierung des einen Belegs notwendig.

Es können weitere individuelle Szenarien aufgebaut und abgeglichen werden.

Über die Matching Beleg API werden die von den Matching Regeln zugeordneten Datensätze in die Datenbanktabelle ICADOCM gespeichert. Ebenso wird die Matching Beleg API verwendet, um die Datensätze, welche per flexiblen Upload eingespielt wurden, in die Datenbanktabelle zu speichern.

Mithilfe der SAP-Fiori-App Zuordnungen verwalten können die Matching Ergebnisse aus Sicht der Matching Methode oder  des Abstimmfalls  verwaltet werden. Es können manuelle Zuordnungen getätigt werden oder aufgelöst werden und von hier aus kann die Kommunikation innerhalb des IC-Teams gestartet werden (E-Mail, In-App Benachrichtigungen und Notizen).

Für die automatischen Anpassungsbuchungen benötigt es Buchungsregeln, diese werden einem Buchungsszenario zugeordnet. Die Korrektur kann dann für die ACDOCA und ACDOCU erfolgen.

Der Abstimmfall, welcher eine aggregierte Abstimmung ermöglicht, steht in einem 1:1-Verhältnis zur Matching Methode. In diesem Abstimmfall werden Anzeigegruppen aufgebaut. In diesen können Filter und Toleranzen hinterlegt werde, über die Datensätze miteinander verglichen werden. Diese Einstellungen bilden auch die Voraussetzungen für den Abstimmungsbericht (Abstimmungsstatusübersicht).

Wenn die Prüfung der Abstimmungsergebnisse beendet ist, wird der Abstimmungsabschlussstatus gesetzt. Darüber wird gesteuert, ob neue Buchungen in die Verarbeitung mit einbezogen werden.

Für das Konzernberichtswesen gibt es eine neue Eliminierungsmethode. Diese basiert ebenfalls auf Buchungsregeln. Die Konzernverrechnung der  abgestimmten IC Transaktionen erfolgt außerhalb der ICMR Lösung im Konsolidierungsmonitor, durch das Ausführen der Eliminierungsmaßnahme.

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