SAP Group Reporting Data Collection (GRDC) ist die zentrale Cloud Lösung für die Datenerfassung und -integration im Rahmen der Konzernkonsolidierung. Als Erweiterung zu SAP S/4HANA for Group Reporting public/private Cloud ermöglicht GRDC Unternehmen, Daten aus unterschiedlichen Quellen effizient zu sammeln, zu validieren und automatisiert in den Konsolidierungsprozess einzubinden.
Gerade für CFOs, Group Accounting Teams und Konsolidierungsverantwortliche ist GRDC ein entscheidendes Werkzeug, um Transparenz, Datenqualität und Geschwindigkeit in der Finanzberichterstattung sicherzustellen.
Bevor wir in die drei Komponenten von GRDC eintauchen, lohnt sich ein Blick auf die Herausforderungen, die diese Lösung adressiert.
Viele Konzerne stehen vor ähnlichen strukturellen Problemen in der Datenerfassung. Unterschiedliche Quellsysteme, teils manuelle Prozesse und fehlende Automatisierung prägen den Alltag.
Typische Herausforderungen sind unter anderem:
• Heterogene Datenquellen in internationalen Konzernen
• Hoher manueller Aufwand bei der Datenerfassung
• Fehlende Automatisierung bei Transformation, Harmonisierung und Validierung
•Fehlende Datenqualität
GRDC bietet hierfür einen integrierten Lösungsansatz durch die Module Forms, Data Mapping und Packages.
Forms bilden das Herzstück der Datenerfassung in GRDC. Sie dienen als intuitive, zentral verwaltete Oberfläche, über die Tochtergesellschaften und Fachbereiche Finanzdaten strukturiert eingeben oder korrigieren können. Die Formulare lassen sich vollständig an die spezifischen Anforderungen eines Konzerns anpassen.
Forms werden dabei nicht nur für klassische Ist-Daten genutzt, sondern ebenso für Zusatzmeldedaten , Anhangsangaben oder Informationen für das Nachhaltigkeitsreporting.
Praxisbeispiel: Validierung direkt im Erfassungsprozess
In der Praxis erhalten Tochtergesellschaften Formularlayouts im einheitlichen Design. Ein Highlight sind implementierte Sichtvalidierungen: Erkennt das System etwa eine nicht ausgeglichene Bilanz, wird dies sofort sichtbar – noch bevor Daten überhaupt abgesendet werden. So fällt beispielsweise direkt auf, dass die Bilanz nicht ausgeglichen erfasst wurde.
Abbildung. 1: Beispiel einer Forms zur Erfassung der Endbestände in der Bilanz mit Sichtvalidierung
Dank der Echtzeitintegration stehen erfasste Daten unmittelbar für weitere Prüfungen oder Verarbeitungsschritte im Group Reporting zur Verfügung.
Neben ihrer Funktion als Erfassungsoberfläche beinhalten Forms eine Reihe weiterer nützlicher Features. Gesellschaften können ihre Ist-Daten direkt eingeben, Korrekturen nachvollziehbar vornehmen und über Notes-Felder erläuternde Kommentare hinzufügen. Für die Kapital- und Konzernverflechtungen stehen zudem spezielle ZMD/KapKo-Formulare zur Verfügung, die exakt auf diese Anforderungen zugeschnitten sind.
Die Nutzung von Forms bringt spürbare Vorteile mit sich: Eine einheitliche Oberfläche für alle Gesellschaften reduziert Schulungsaufwand und Fehlerquoten. Durch integrierte Prüfungen und die direkte Anbindung an SAP Group Reporting verbessert sich die Datenqualität deutlich und der Datenerfassungsprozess wird effizienter.
Das Data Mapping ist die zweite zentrale Säule von GRDC und bildet die Verbindung zwischen Vorsystemen und dem Konsolidierungsprozess. Es ermöglicht, Daten unterschiedlicher Herkunft in ein einheitliches, für SAP Group Reporting geeignetes Format zu überführen. Das ist besonders relevant für Unternehmen mit vielfältigen oder historisch gewachsenen Systemlandschaften.
Bezogen auf die technischen Möglichkeiten unterstützt GRDC eine breite Auswahl an Datenquellen, darunter:
Abbildung 2: Architekturübersicht der SAP
Der Kern des Mappings ist eine flexibel konfigurierbare Mappingdatei. Dabei können einfache 1:1-Zuordnungen – etwa von Sachkonten auf Konsolidierungspositionen – ebenso umgesetzt werden wie komplexere Ableitungen. Diese können beispielsweise eine Business Unit in Abhängigkeit von Buchungskreis und Segment ableiten.
| A | B | C | D |
| I | I | O | |
| Ebene | CompanyCode | Segment | ConsolidationUnit |
| Alias | |||
| 0 | C1 | S1 | CU11 |
| C1 | S2 | CU12 | |
| C1 | S3 | CU13 | |
| C2 | S1 | CU21 | |
| C2 | S2 | CU22 |
Tabelle 1: Ableitung der Konsolidierungseinheit in Abhängigkeit des Buchungskreis und Segments (Quelle SAP: Anwendungsfälle | SAP Help Portal)
Ein großer Vorteil ist die Automatisierung: Wiederkehrende Flatfile-Erstellungen und manuelle Uploads entfallen vollständig.
Durch die logisch definierten Ableitungen sinkt das Fehlerpotenzial erheblich. Detaillierte Traceability Logs ermöglichen eine einfache Nachvollziehbarkeit der Transformationen, was nicht nur in der Prüfung, sondern auch bei Abweichungsanalysen erheblich hilft.
Zudem bietet GRDC die Flexibilität, bei Veränderungen in der Systemlandschaft – etwa beim Kauf einer neuen Tochtergesellschaft – schnell ein individuelles Mapping zu erstellen und die neue Einheit in den laufenden Prozess einzubinden.
Während Forms und Data Mapping konkrete Funktionen erfüllen, bilden die Packages die logische Klammer um den gesamten Datenerfassungsprozess. Sie steuern, welche Gesellschaften in welcher Periode und Version welche Daten erfassen oder bereitstellen müssen.
Packages kombinieren dabei Formulare, Data Mappings, Validierungslogiken und die integrierte Datenübernahme aus der ACDOCA zu einem durchgängigen Prozess.
Abbildung 3 : Selektion der Rahmenparameter für die Gültigkeit der Datenerfassung
Benötigt ein Konzern beispielsweise einen zusätzlichen Abschluss eines ausländischen Teilkonzerns, können diesen Gesellschaften schnell eigene Forms und Parameter zugewiesen werden. Damit fungieren Packages als zentrale Instanz, um den Datenerfassungsprozess granular und konsistent zu steuern.
In unserer conforce Methodik nimmt GRDC eine bedeutende Rolle ein. Es bietet die Grundlage, um alle Schritte der Datenerfassung – von der Eingabe über die Transformation bis zur Validierung – klar strukturiert, transparent und automatisiert abzubilden. Durch die Kombination aus granularen Validierungen, flexibler Steuerung und einer zentralen Prozesssicht unterstützt GRDC einen modernen und revisionssicheren Konsolidierungsprozess.
In unserer kompakten 20-minütigen Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Forms, Data Mapping und Packages zusammenspielen und welche Mehrwerte GRDC für Ihren Konzernabschluss bieten kann.
Inhalte der Demo:
• Look & Feel der Benutzeroberfläche
• Live-Beispiele aus der Konsolidierungspraxis
• Einblick in typische Use Cases
• Raum für Ihre Fragen
Wir freuen uns darauf, Ihnen GRDC live vorzustellen und gemeinsam Potenziale für Ihre Prozesse zu identifizieren.
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