Für einen erfolgreichen Konzernabschluss ist eine konsistente und qualitativ hochwertige Datengrundlage der Einzelabschlüsse unerlässlich. In der Regel verwenden nicht alle Gesellschaften innerhalb eines Konzerns ein einheitliches ERP-System, sondern unterschiedliche Softwarelösungen. Dies führt zu einem erheblichen Aufwand, die Daten aus den verschiedenen Quellsystemen konsistent aufzubereiten, sodass diese von den Konzernbuchhalter ohne zusätzlichen Nachbereitungsaufwand genutzt werden können. Die zentrale Frage der Datenbereitstellung ist, wie eine solche Datengrundlage effektiv und mit geringem Aufwand geschaffen werden kann.
Die strategische Konsolidierungslösung der SAP, das S/4HANA Finance for Group Reporting (GR) verfügt über keine integrierte Erfassungsmöglichkeit, welche an ein klassisches Reportingpackage einer Einzelgesellschaft erinnert. Die SAP bietet für diesen Zweck eine zusätzliche Anwendung namens Group Reporting Data Collection (GRDC) an. In der Community wird diese auch häufig als Data Collection App bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine reine Cloudanwendung, welche in die Fiori Oberfläche eingegliedert ist und eine Webbasierte Erfassung und einfache Mappingregeln bereitstellt.
Besonders für Kunden welche ein BW/4HANA im Einsatz haben und strategisch mit dem Wechsel in die Cloud noch warten wollen, eröffnet sich an dieser Stelle ein weiteres MS-Excel-integriertes Szenario der Datenbereitstellung durch die Integration des Group Reporting und SAP Business Planning and Consolidation kurz BPC.
BPC ist ein vollwertiges Planungs- und Konsolidierungstool, das es ermöglicht, Excelbasierte Erfassungsmasken zu erstellen, welche das Zahlenwerk im darunterliegenden Business Warehouse (BW) speichern.
Das BPC wird dabei als zentrale Plattform der Datenbereitstellung für das Group Reporting aufgebaut und dient der Zusammenführung, Harmonisierung und Validierung aller Meldedaten der Einzelgesellschaften. Über einen geführten Prozess wird der Anwender dabei individuell durch die Aktivitäten der Datenbereitstellung geleitet. Automatisierte Kontrollen, die Nutzung eines Status zum Fortschritt, sowie ein 4-Augen Prinzip (Owner / Reviewer) stellen dabei die entsprechende Qualität der Daten sicher.
Der Prozess gliedert sich dabei in mehrere Teilschritte und ermöglicht eine Integration und eine direkte Bereitstellung der Meldedaten aus den Quellsystemen über das Business Warehouse.
Extraktion und Harmonisierung der Quelldaten im BW
Durch die enge Integration des Business Warehouse (BW) mit BPC wird es möglich, Daten aus den Quellsystemen zu extrahieren und zu vereinheitlichen. Dabei finden automatische Überleitungen wie Sachkonto zu Konzernkonto oder Buchungskreis zu Gesellschaft statt. Zudem können hier bereits erste Validierungen durchgeführt werden, um fehlende Partnerkennzeichen oder Bewegungsarten zu erkennen und im Quellsystem zu korrigieren. Dieser Schritt führt bereits zu einer drastischen Verbesserung der Datenqualität und Transparenz der Datenmeldung.
Datenbereitstellung und Validierung im BPC
Innerhalb des BPCs werden die Verantwortlichen in den Einzelgesellschaften durch Excel-basiertes Reportingpackages zur Datenerfassung geführt. Diese Packages ermöglichen die Erfassung, Validierung und Anreicherung der Meldedaten um fehlende Unterkontierungen wie Partner, Bewegungsarten oder Funktionsbereiche. Über umfangreiche Kommentierungsfunktionen ist es zudem möglich, alle Anhangeingaben (Notes) einzusammeln und zusammenzuführen.
Nach Abschluss der Datenerfassung können die Einzelgesellschaften selbstständig und dezentral eine Intercompany-Abstimmung durchführen, um offene Differenzen in den Partnerkontierungen schon vor der Konsolidierung abzustimmen.
Import in das Group Reporting
Sobald die Datenbereitstellung aller Gesellschaften abgeschlossen ist, können die Daten über eine vom Group Reporting ausgelieferte API oder ein Flatfile in das S/4HANA Finance for Group Reporting importiert werden.
Aktuell hat die SAP den Wartungshorizont für das aktuelle BPC unter BW/4HANA bis 2040 festgelegt.
