ICMR

Intercompany-Matching & -Abstimmung
(ICMR)

Ihr automatisiertes Werkzeug zur Verwaltung von Intercompany Transaktionen

Insbesondere global agierende Konzerne stehen vor vielfältigen Herausforderungen bei der Intercompany (IC-) Abstimmung. Die gesetzlichen Anforderungen schreiben vor, dass die konzerninternen Aktivitäten abzugleichen und miteinander im Konzernabschluss zu eliminieren sind. Eine zentrale Hürde besteht oft in der mangelnden Transparenz der Geschäftsvorfälle zwischen den legalen Gesellschaften und Tochtergesellschaften. Dies führt bei vielen Unternehmen zu einer sehr arbeitsintensiven und damit zeitaufwendigen IC-Abstimmung, welche zu erheblichen Verzögerungen in der Abschlusserstellung führen kann. Darüber hinaus ist es zunehmend schwerer, die Abstimmung kosteneffizient durchzuführen.  Zur Minimierung der Herausforderung bei der IC-Abstimmung wird für das SAP S/4HANA Finance für Konzernberichtswesen die Intercompany-Matching & – Abstimmung Lösung ICMR angeboten.  

Grafik des Konsolidierungsprozesses auf Geschäftsebene, beginnend mit Meldedaten, Anpassung HB2, Währungsumrechnung, und Summenabschluss. Es folgt die ICMR, anschließend die Konzernebene mit Konzernverrechnung, Kapitalkonsolidierung und Konzernabschluss

Motivation zum Wechsel zu einer automatisierten Lösung wie ICMR

Kosten

  • Ineffizienter Abstimmungsprozess
  • Hoher Zeitaufwand

Reporting

  • kein Einheitliches Reporting

Abstimmung

  • Viele verschiedene Systeme
  • Überladene Excel Files
  • Unflexibles Abstimmungstool

Datengrundlage

  • Unterschiedliche Rechnungslegungsstandards
  • Verschiedene Geschäftsjahreszeiträume, damit zeitliche Unterschiede

IC-Team

  • Zentrales IC-Team im Konzern -> zeitaufwendige Kommunikation zu den Handelsunternhemen

Kommunikation

  • Hoher Kommunikationsaufwand
  • Zeitintensiv
  • Keine einheitlichen Kommunikationswege

Ein fehlender konzernübergreifender Prozess zur Abstimmung der innerkonzernlichen Transaktionen erhöht den Abstimmungsaufwand. Die verschiedenen Abstimmungslösungen sind möglicherweise nicht miteinander kompatibel. Oft werden auch überladene und undurchsichtige Excel-Dateien zur Abstimmung verwendet und die Klärung der Differenzen erfolgt dann über den Austausch per E-Mail. Die Konzernunternehmen arbeiten eventuell dazu mit unterschiedlichen ERP-Systemen, welche nicht alle notwendigen Informationen für die Intercompany-Abstimmung erfassen. Dies und nicht einheitliche Kommunikationswege machen den Abstimmungsprozess zeit- und kostenintensiv. Ebenso abweichende Rechnungslegungsstandards und verschiedene Geschäftsjahreszeiträume erschweren die Abstimmung. Ein einheitliches Reporting ist unter Umständen auch nicht gewährleistet. Wenn die Abstimmung durch ein Konzern-Intercompany-Team erfolgt, kann daraus ebenfalls ein zeitaufwendiger Austausch zwischen den Konzernbuchhaltern und denen der Einzelgesellschaften entstehen, denn das zentrale Team kann die Differenzen nicht erklären und lösen.

ICMR ist ausgelegt, um genau diese Schwierigkeiten zu minimieren. Es ist ein zentrales Abstimmungstool, mit dem SAP und Non-SAP Gesellschaften ihre Transaktionen abgleichen können. Es bietet einheitliche Kommunikationswege, automatisiere Abstimmungen und Anpassungsbuchungen, Workflow und Reportingmöglichkeiten. Die Handelspartner können sich auf kurzem Wege austauschen. Durch das ICMR können frühzeitig Differenzen erkannt werden, so kann mit der IC-Abstimmung auch schon während der Einzelabschlusserstellung gestartet werden. 

Ihre Vorteile auf einen Blick mit ICMR

Transparent

  • Differenzengründe zur Behebung der Diskrepanzen
  • Reporting: Konzernunternehmen können den Staus der Abstimmung einsehen
  • Ausweis der Transaktions-, Währungsumrechnungs-, und anderen Differenzen

Beschleunigung des IC-Abstimmungsprozesses

  • Echtzeitabstimmung, dadurch häufigere und frühere Abstimmung im Konzernabschlussprozess
  • Automatisierung führt zu einer Zeit- und Kostenersparnis und einer Sicherung der Anforderungen

Gesetzliche Anforderungen & Reporting

  • Dokumentation der
    IC-Transaktionen und Differenzen

Integriert in SAP 4/HANA

  • On-Premise seit Release 1909
  • Cloud seit Release 1908
  • Keine weiteren Lizenzkosten

Effiziente Kommunikation

  • In-App Kommunikation (Inbox)
  • E-Mailverkehr aus der ICMR-Lösung heraus
  • Benachrichtigen innerhalb der Fiori Oberfläche
  • Notizen

Abstimmung auf Ebene des Einzel-& Konzernabschlusses

  • ACDOCA
  • BSEG
  • ACDOCU
  • Daten Replikation mit Central Finance
  • API-Schnittstelle
  • Dateiupload (CSV-Datei)

Abstimmmöglichkeiten durch die Matching-Engine

  • Automatischer Belegabgleich
  • Abstimmung auf Grundlage von individuellen Regeln
  • Automatische Anpassung von Differenzen
  • Workflow-Szenarien
  • Integrierte Konzernverrechnung

ICMR in SAP S/4HANA

Das ICMR ist als Out-of-Box-Lösung  im SAP S/4HANA Finance für Konzernberichtswesen integriert und steht im Group Reporting On-Premise seit dem Release 1909 und in der Group Reporting Cloud seit dem Release 1908 zur Verfügung.

Die ICMR Lösung steht standardmäßig mit dem Group Reporting zur Verfügung, damit fallen keine weiteren Lizenzkosten für das Tool an.Die Finanzdaten werden ohne ETL-Prozesse (Extraktions-, Transformations- und Ladeprozesse) in Echtzeit abgestimmt. Bei einem ETL-Prozess handelt es sich um den Prozess in der Datenverarbeitung, bei dem die Daten aus verschiedenen Quellen extrahiert, transformiert und dann in ein Zielsystem oder eine Datenbank geladen werden. Der ICMR-Prozess unterscheidet sich dahingehend, dass die Datenerfassung, Abstimmungen, Korrekturen und Dokumentation im SAP S/4HANA abgewickelt werden. Die Matching-Engine kann die Daten direkt aus den Quelldatenbanktabellen (ACDOCA, ACDOCU und ICADOCM) lesen.

Abstimmung auf Ebene des Einzelabschlusses und des Konzernabschlusses

Durch die Datenintegration mehrerer Quellen kann der Aufwand für die Datenbeschaffung reduziert werden.
Das ICMR kann als Datenquellen auf die Datenbanktabelle für die Buchhaltung ACDOCA, die BSEG Tabelle (Buchhaltungseinzelposten) und auf die Datenbanktabelle der Konsolidierung transparent ACDOCU zugreifen.

Auf die Datenquellen kann in Echtzeit zugegriffen werden. In der Abstimmung können geänderte Daten sofort eingesehen werden. Es ist aber auch möglich, über einen Zeitstempel einen stabilen Datenzustand herzustellen.

Für die Abstimmung müssen die Daten im SAP S/HANA vorhanden sein. Wenn Gesellschaften nicht im SAP S/4HANA integriert sind, dann können die Daten mittels Central Finance repliziert, per API-Schnittstelle oder per Dateiupload in das SAP S/4HANA gebracht werden. Der Dateiupload (CSV-Datei) der IC-Transaktionen erfolgt über die Fiori  App  „Flexibler Upload  von Matching“  in die Matching-Engine (ICADOCM).

Die Datenabstimmung kann auf den Dimensionen Buchungskreis, Gesellschaft, Kostenstelle, Profitcenter, Funktionsbereich, Geschäftsbereich und Konsolidierungseinheit erfolgen.Die Abstimmung erfolgt auf Einzelpostenebene (Matching-Regeln) und auf Aggregationsebene (Abstimmfälle).

Gesetzliche Anforderungen

Durch das ICMR Tool kann sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Es dokumentiert die Intercompany-Transaktionen und weist die Transaktionsdifferenzen aus.

Nach den Rechnungslegungsstandards IFRS und HGB müssen Intercompany-Transaktionen, -Salden und Transaktionsdifferenzen, die bei der Intercompany-Abstimmung auftreten, ausgewiesen und korrekt behandelt werden.

Dies geht daraus hervor, dass Unternehmen eine vollständige, zutreffende und transparente Darstellung ihrer finanziellen Position und Leistung bieten müssen (IFRS: IAS 1 (Presentation of Financial Statements) & IFRS 10 (Consolidated Financial Statements) und HGB: § 264 HGB (Pflicht zur Aufstellung von Konzernabschlüssen) & § 297 HGB (Konzernlagebericht)). Die genauen Verpflichtungen im Zusammenhang mit ICMR, IFRS und HGB können je nach Unternehmen, Branche und individuellen Umständen variieren.

Abgleichmöglichkeiten durch die Matching-Engine

Der Datenabgleich basiert auf individuellen Matching-Regeln und Abstimmfällen, wodurch eine effiziente automatisierte Filterung der innerbetrieblichen Transaktionen möglich gemacht wird.

Welche Dimensionen miteinander abgeglichen werden, kann durch verschiedenen Funktionen individuell gestaltet werden. So kann zum Beispiel der umgekehrte Transaktionswährungsbetrag innerhalb einer Toleranz abgeglichen werden.

Workflow-Szenario

Über ein Workflow-Szenario können Genehmigungsprozesse in den Abweichungsanpassungsprozess aufgenommen werden. Das bedeutet, bevor die automatische Abweichungsanpassung erfolgt, muss diese genehmigt werden. Zum Beispiel bedarf es vor der automatischen Korrektur von Differenzen innerhalb einer definierten Toleranz eine Bestätigung durch ein Team oder eine bestimmte Rolle aus dem Intercompany Team.

Die Automatisierung führt zu einer erhöhten Effizienz und einer damit verbundenen Zeit- und Kostenersparnis und einer Sicherung der Anforderungen.

Effiziente Kommunikation

In-App Kommunikation: Die Genehmigung oder Ablehnung einer automatischen Abweichungsanpassung erfolgt mit der App Abstimmungsabschlussanforderungen genehmigen – Inbox. Über diese App können zusätzlich Details zur Abstimmung eingesehen werden. Wenn die Genehmigungsanforderung an ein Team geschickt wird, kann ein Teammitglied diese zur Bearbeitung reservieren oder an eine bestimmte Benutzerrolle abtreten.   

E-Mailverkehr: Bei einem Klärungsbedarf von IC-Differenzen ist es möglich, aus der ICMR-Lösung heraus eine E-Mail an zum Beispiel den IC-Partner zu versenden. Über Vorlagen können die in der E-Mail enthaltenen Buchungsbeleginformationen gesteuert werden.

Notizen: Um die Klärung von Differenzen zu erleichtern, können in der ICMR-Lösung Notizen an die abzugleichenden Belegen angeheftet werden.

Benachrichtigungen: Zur Klärung können auch Benachrichtigungen (Symbole) in der Fiori Oberfläche innerhalb des definierten Teams versandt werden.

Konzernverrechnung

In die ICMR-Lösung ist eine neue Form der Eliminierungsmaßnahme integriert. Diese basiert nicht mehr auf eine Umgliederungsmethode, sondern auf automatischen Buchungsregeln. Die neue Eliminierungsmaßnahme kann die Differenzen nach Transaktionsdifferenzen, Währungsumrechnungsdifferenzen und andere Differenzen aufteilen. Damit unterstützt die ICMR-Lösung den gesamten Abstimmungsprozess bis zur Konzernverrechnung.

Haben Sie Fragen? Wir freuen uns auf unser Gespräch. Ihr Ansprechpartner:

Dana Knabe
Senior Projektmanagerin